Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения

Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного обеспечения стремится сделать свой продукт отличимым от продукта конкурентов, предложить потенциальному потребителю особенный товар. Тем не менее организация работы с документами, независимо от их носителя, должна базироваться на едином подходе - в любом случае от бумажного документа нам никуда не деться. Сверхсовременные электронные технологии создания, регистрации, редактирования, организации, передачи и хранения документов, по сути, не отступают от традиционной, веками сложившейся отечественной системы работы с документами .
Традиционная форма документа, обусловленная рядом объективных причин, также остается неизменной. А отечественная традиция организации работы с документами неразрывно связана с иерархической системой управления государством и является своего рода отражением этой системы .
При анализе применения АС ДОУ в деятельности федеральных органов исполнительной власти очевидно, что при работе с электронными документами применяются те же правила и формы обработки документов, что и при работе с бумажными документами в традиционном делопроизводстве.
Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к появлению комплекса электронных документов (ЭД).
В Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" закреплено следующее понятие электронного документа (ст. 3): "Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме" .
В Федеральном законе от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" появился термин "электронное сообщение" (ст. 2): "Электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети". Понятие электронного документа в статье "Основные понятия..." данного Закона отсутствует, но в п. 3 ст. 11 "Документирование информации" установлено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" .
Использование ЭД в ДОУ поставило перед документоведением ряд проблем. Среди них можно выделить проблемы определения документоведческого понятия ЭД, классификации ЭД, установления специфики ЭД, исследования вопросов подлинности ЭД и придания им юридической силы, изучения опыта работы с ЭД в различных организациях, а также выработки и нормативного закрепления требований и методических рекомендаций по работе с ЭД, основанных на изучении лучшего отечественного, зарубежного и международного опыта.
Проектирование АС ДОУ включает решение теоретических и прикладных проблем использования ЭД в управлении.
Основным принципом создания АС ДОУ должно стать стремление к созданию единого документооборота, не делимого на традиционный и электронный, то есть принцип единого взаимопроникающего и взаимообусловливающего сосуществования традиционной и электронной систем ДОУ. Электронный документ как объект управленческой деятельности должен восприниматься в качестве равноправного с традиционным документом участника управленческого процесса.
Организация проектирования АС ДОУ включает:
1. Принятие решения об автоматизации системы ДОУ в организации.
Оформляется приказом руководителя организации, в котором указывается структурное подразделение (должностное лицо), ответственное за автоматизацию системы ДОУ, сроки проведения работ, определяются даты промежуточного контроля и пр.
К приказу прилагается план мероприятий по автоматизации системы ДОУ. В подобном плане должны быть указаны даты начала и завершения выполнения каждого мероприятия.
2. Проведение открытого конкурса среди разработчиков АС ДОУ (или проведение исследования рынка разработчиков АС ДОУ) с целью определения организации - разработчика системы .
В рекомендациях представлены методология выбора АС ДОУ, рекомендации по выбору компании, занимающейся разработкой и внедрением АС ДОУ. Данные рекомендации должны позволить организациям осуществлять оптимальный и наиболее эффективный выбор той или иной АС ДОУ с учетом решаемых каждой конкретной организацией задач.
3. Разработка технического задания на проектирование АС ДОУ (осуществляется организацией-разработчиком при участии организации - заказчика АС ДОУ). При проведении открытого конкурса проекты технических заданий представляются организациями-конкурсантами с заявлением на участие в конкурсе.
4. Согласование технического задания на проектирование АС ДОУ. При необходимости - согласование технического задания с органами государственного надзора и другими заинтересованными организациями. Срок согласования технического задания в каждой организации не должен превышать 15 дней .
Порядок разработки, согласования и утверждения ТЗ на АС ДОУ приведен в приложении N 1.
5. Заключение договора между заказчиком и разработчиком на проектирование АС ДОУ.
6. Проектирование АС ДОУ.
7. Экспериментальное внедрение АС ДОУ в организации.
8. Усовершенствование АС ДОУ при наличии замечаний и пожеланий со стороны заказчика (осуществляется разработчиком).
9. Прием АС ДОУ в эксплуатацию.
10. Ввод АС ДОУ в действие.
11. Проведение мероприятий по обучению сотрудников организации работе с вводимой АС ДОУ. Организация обучения осуществляется отделом кадров. Обучение может проводиться специалистами структурного подразделения организации-заказчика, ответственного за автоматизацию ДОУ, либо по договору - представителями организации - разработчика АС ДОУ. Списки сотрудников, которым необходимо пройти обучение, представляются руководителями структурных подразделений (в соответствии с должностными инструкциями) и утверждаются руководителем организации. Процесс обучения обязательно завершается аттестацией.
Документация на АС - комплекс взаимоувязанных документов, полностью определяющих технические требования к АС, проектные и организационные решения по созданию и функционированию АС .
Рабочая документация на АС - комплект проектных документов на АС, разрабатываемый на стадии "Рабочая документация", содержащий взаимоувязанные решения по системе в целом, ее функциям, всем видам обеспечения АС, достаточные для комплектации, монтажа, наладки и функционирования АС, ее проверки и обеспечения работоспособности.
Технорабочий проект АС - комплекс проектных документов АС, утвержденный в установленном порядке и содержащий решения в объеме технического проекта и рабочей документации на АС. Эксплуатационная документация на АС - часть рабочей документации на АС, предназначенная для использования при эксплуатации системы, определяющая правила действия персонала и пользователей системы при ее функционировании, проверке и обеспечении ее работоспособности.
Техническое задание на АС (ТЗ на АС) - документ, оформленный в установленном порядке и определяющий цели создания АС, требования к АС и основные исходные данные, необходимые для ее разработки, а также план-график создания АС.
Техническое задание на проектирование АС ДОУ является основным документом, определяющим требования и порядок создания (развития или модернизации - далее создания) автоматизированной системы, в соответствии с которым проводится разработка АС ДОУ и ее приемка при вводе в действие.
Требования к техническому заданию (ТЗ) на проектирование автоматизированных систем различных видов деятельности (включая их сочетания) установлены ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы".
ТЗ может разрабатываться:
- в целом на АС ДОУ, предназначенную для работы самостоятельно или в составе другой системы;
- на части АС ДОУ (на подсистемы АС, комплексы задач АС и т.п.);
- на комплектующие средства технического обеспечения и программно-технические комплексы;
- на программные средства;
- на информационные изделия.
Включаемые в ТЗ на АС ДОУ требования должны соответствовать современному уровню развития науки и техники. Задаваемые в ТЗ на АС ДОУ требования не должны ограничивать разработчика системы в поиске и реализации наиболее эффективных технических, технико-экономических и других решений. ТЗ на АС ДОУ разрабатывают на основании исходных данных, в том числе содержащихся в итоговой документации стадии "Исследование и обоснование создания АС", установленной ГОСТ 34.601-90.
Изменения к ТЗ на АС ДОУ оформляют дополнением или подписанным заказчиком и разработчиком протоколом. Дополнение или указанный протокол являются неотъемлемой частью ТЗ на АС ДОУ. На титульном листе ТЗ на АС ДОУ должна быть запись: "Действует с...".
ТЗ на АС ДОУ содержит следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы:
1) общие сведения;
2) назначение и цели создания (развития) АС ДОУ;
3) характеристика объекта автоматизации;
4) требования к АС ДОУ;
5) состав и содержание работ по созданию (развитию) АС ДОУ;
6) порядок контроля и приемки АС ДОУ (с указанием сроков контроля и приемки АС ДОУ, должностных лиц, ответственных за контроль и приемку АС ДОУ);
7) требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу АС ДОУ в действие;
8) требования к документированию работ по разработке и вводу в действие АС ДОУ;
9) источники разработки АС ДОУ.
В ТЗ на АС ДОУ могут включаться приложения.
В разделе "Общие сведения" указывают:
- полное наименование АС ДОУ и ее условное обозначение;
- шифр темы или шифр (номер) договора;
- наименование организации - разработчика АС ДОУ, федерального органа исполнительной власти - заказчика (пользователя) АС ДОУ и их реквизиты;
- перечень документов, на основании которых создается система, кем и когда утверждены эти документы (например, приказ об автоматизации ДОУ в федеральном органе исполнительной власти, протоколы заседаний конкурсной комиссии и пр.);
- плановые сроки начала и окончания работы по созданию АС ДОУ;
- сведения об источниках и порядке финансирования работ;
- порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию АС ДОУ (ее частей), по изготовлению и наладке отдельных средств (технических, программных, информационных) и программно-технических (программно-методических) комплексов АС ДОУ.
Раздел "Назначение и цели создания (развития) АС ДОУ" состоит из подразделов:
- назначение АС ДОУ;
- цели создания АС ДОУ.
В подразделе "Назначение системы" указывают вид автоматизируемой деятельности (автоматизация в целом работы с документами и документационного обеспечения в федеральном органе исполнительной власти либо автоматизация отдельных участков работы с документами, таких как регистрация поступающих документов, контроль исполнения документов и т.п.). Здесь же приводится перечень объектов автоматизации (структурных подразделений, на деятельность которых распространяется АС ДОУ).
В подразделе "Цели создания системы" приводят наименования и требуемые значения технических, технологических, производственно-экономических или других показателей, которые должны быть достигнуты в результате создания АС ДОУ, и указывают критерии оценки достижения этих целей.
В разделе "Характеристики объекта автоматизации" приводят:
- краткие сведения об объекте автоматизации или ссылки на документы, содержащие такую информацию;
- сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации.
Раздел "Требования к АС ДОУ" состоит из следующих подразделов:
- требования к системе в целом;
- требования к функциям (задачам), выполняемым системой;
- требования к видам обеспечения.
Раздел "Состав и содержание работ по созданию (развитию) АС ДОУ" должен содержать перечень стадий и этапов работ по созданию системы в соответствии с ГОСТ 34.601-90, сроки их выполнения, перечень организаций - исполнителей работ .
В разделе "Порядок контроля и приемки АС ДОУ" указывают:
- виды, состав, объем и методы испытаний АС ДОУ и ее составных частей;
- общие требования к приемке работ по стадиям (статус и состав приемочной комиссии, место и сроки проведения приемки), порядок согласования и утверждения приемочной документации.
В разделе "Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу АС ДОУ в действие" необходимо привести перечень мероприятий и их исполнителей.
В перечень основных мероприятий включают:
- изменения, которые необходимо осуществить в объекте автоматизации;
- создание необходимых для функционирования АС ДОУ подразделений и служб;
- сроки и порядок комплектования штатов и обучения персонала.
В разделе "Требования к документированию" приводят:
- согласованный разработчиком и заказчиком системы перечень подлежащих разработке комплектов и видов документов, соответствующих требованиям ГОСТ 34.201-89 и НТД отрасли заказчика;
- требования по документированию комплектующих элементов межотраслевого применения в соответствии с требованиями ЕСКД (Единая система конструкторской документации) и ЕСПД (Единая система программной документации).
В разделе "Источники разработки АС ДОУ" должны быть перечислены документы (технико-экономическое обоснование, отчеты о законченных научно-исследовательских работах, информационные материалы на отечественные, зарубежные системы-аналоги и др.), на основании которых разрабатывалось ТЗ и которые должны быть использованы при создании системы.
В состав ТЗ на АС ДОУ могут быть включены приложения, содержащие расчет ожидаемой эффективности системы, оценку научно-технического уровня системы.
Приложения включают в состав ТЗ на АС ДОУ по согласованию между разработчиком и заказчиком АС ДОУ.
Разделы и подразделы ТЗ на АС должны быть размещены в порядке, приведенном в ГОСТ 34.602-89 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы".
ТЗ на АС ДОУ оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 2.105-95 <16> на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68 <17> без рамки, основной надписи и дополнительных граф к ней.
Номера листов (страниц) проставляют, начиная с первого листа, следующего за титульным листом, в верхней части листа (над текстом, посередине) после обозначения кода ТЗ.
На титульном листе помещают подписи заказчика, разработчика и согласующих организаций, которые скрепляют гербовой печатью. При необходимости титульный лист оформляют на нескольких страницах. Подписи разработчиков ТЗ на АС и должностных лиц, участвующих в согласовании и рассмотрении проекта ТЗ на АС, помещают на последнем листе ТЗ.
Форма титульного листа ТЗ на АС ДОУ приведена в приложении N 4. Форма последнего листа ТЗ на АС приведена в приложении N 5.
Титульный лист дополнения к ТЗ на АС оформляют аналогично титульному листу технического задания. Вместо наименования "Техническое задание" пишут: "Дополнение N... к ТЗ на АС...". На последующих листах дополнения к ТЗ на АС помещают основание для изменения, содержание изменения и ссылки на документы, в соответствии с которыми вносятся эти изменения.
При изложении текста дополнения к ТЗ следует указывать номера соответствующих пунктов, подпунктов, таблиц основного ТЗ на АС ДОУ и т.п. и применять слова: "заменить", "дополнить", "исключить", "изложить в новой редакции".
Приемочная документация на АС - документация, фиксирующая сведения, подтверждающие готовность АС к приемке ее в эксплуатацию, соответствие АС требованиям нормативных документов.
Виды, наименование, комплектность и обозначение документов, разрабатываемых на стадиях создания АС, устанавливает ГОСТ 34.201-89.
В состав приемочной документации АС ДОУ входят:
1. Акт завершения работ.
2. Акт приемки АС ДОУ в опытную эксплуатацию.
3. Акт приемки АС ДОУ в промышленную эксплуатацию.
4. Документ "Приказ о начале опытной эксплуатации АС ДОУ (ее частей)".
5. Документ "Приказ о вводе в промышленную эксплуатацию АС ДОУ (ее частей)".
6. Приказ о составе приемочной комиссии.
7. Протокол испытаний АС ДОУ.
8. Протокол согласования.
Требования к содержанию документов (в том числе к приемочной документации), разрабатываемых при создании АСУ, установлены РД 50-34.698-90.
Виды испытаний автоматизированных систем и общие требования к проведению испытаний установлены ГОСТ 34.603-92 <20>. Испытания проводят на стадии "Ввод в действие".

Похожие рефераты:

• Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения

Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного об...
• Оценка системы документационного обеспечения предприятия


Документационное  обеспечение  управления  (ДОУ)  -   деятельность,
охватывающая организацию документирования и  управления  документа...
• Внедрение информационно-телекоммуникационных технологий в систему налогового планирования

Этапом постановки налогового планирования на предприятии выступает организация работы по формированию, ведению и хранению базы данных планово-экономической информации, внесению изменений в ...
• Внедрение бюджетного управления
Работы по проекту планируется начать в сентябре 2007 года. А завершиться должны в конце декабря 2007 года. Поскольку знания необходимо было формализовать и, возможно, скорректировать, была усилена ...
• Внедрение информационной системы корпоративного управления


Работы по проекту планируется начать в мае 2008 года. А завершиться должны в конце августа 2008 года. Поскольку знания необходимо было формализовать и, возможно, скорректировать, бы...